BÁO CÁO THỰC TẬP KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN

HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ đạo UBND huyện Định Quán,tỉnh Đồng Nai, tôi đã đến thực tập tại cơ quan của các cô chú, anh chị trong cơ quan, đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt công việc Nai. Đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Văn thư nói chung và Chị Nguyễn Thị VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ 10 tháng 4 năm 1991, theo quyết định của Hội đồng Bộ trưởng số Đến nay, ủy ban nhân dân huyện Định Quán đã chuẩn hóa cán bộ công chức Ủy ban nhân dân huyện Định Quán là cơ quan nhiều năm liền liên tục hoàn thành Với quá trình công nghiệp hóa ngày nay, tình hình kinh tế- xã hội của công ty, doanh nghiệp ra đời, góp phần đứa nền kinh tế- xã hội của huyện đi lên và Bên cạnh đó, bản thân từng cán bộ công chức trong ủy ban nhân dân huyện 4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Định Quán a.Chức năng của UBND huyện Định điều 123 của Hiến pháp 1992: UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND, UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vừa do HĐND UBND là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa b. Nhiệm vụ và quyền hạn của ủy ban nhân dân vụ, quyền hạn của UBND huyện trong việc thực hiện quản lý nhà - Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp, Nghị quyết của Huyện ủy và các Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của các cơ - Chỉ đạo các cấp, các ngành thuộc quyền mình thực hiện kế hoạch và ngân sách, - Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ kinh tế, xã hội hàng năm và tổ chức thực hiện - Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thong trong huyện theo phân - Quản lý việc xây dựng nhà ở tại huyện theo quy định. các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kinh tế theo quy định của pháp luật. - Tổ chức việc thu chi ngân sách của địa phương, phối hợp với các cơ quan hữu hợp với HĐND và các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị các nội dung các kỳ họp - Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch. - Tổ chức công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân - Phố hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của - Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn huyện. - Tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện về việc thực hiện c. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của ủy ban nhân huyện Định huyện do HĐND cùng cấp bầu ra gồm Chủ tịch và các Phó chủ tịch, chuẩn, các Phó chủ tịch UBND là người giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực công tác được phân công. Các phòng ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về những vấn đề quan UBND huyện gồm có 12 phòng ban QLNN và 1 số đơn vị sự nghiệp, đơn ngày 04 thánh 02 năm 2008 của Chính Phủ về việc Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành +Văn phòng HĐND và UBND +Phòng Văn hóa và Thông tin + Các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc ngành dọc vừa có sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về mặt quản lý Nhà nước ở địa phương, đồng thời có sự chỉ đạo + Vừa có sự chỉ đạo quản lí của UBND huyện về mặt quản lí Nhà nước ở nhân dân là cơ quan độc lập với UBND, nhưng hoạt động của UBND, Viện kiểm Số lượng thành viên của UBND huyện Định Quán gồm 9 đồng chí: + Thủ trưởng 1 số cơ quan chức năng: Văn phòng HĐND – đảm sự lãnh đạo của Huyện uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân huyện và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, 3. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị, việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại. Công việc được giao cho cơ quan, đơn vị thì thủ trưởng cơ quan đơn vị đó phải 4. Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND UBND huyện Định Quán tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Các Quyết định của UBND huyện phải Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn huyện, có trách nhiệm xử lý các vấn đề về hành chính nhà nước, về dịch vụ hành chính công cho nhân Mọi văn bản giấy tờ về xử lý hành chính, dịch vụ hành chính công đều dùng UBND huyện Định Quán đứng đầu là Chủ tịch, điều hành và chịu trách phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh trật tự trên địa bàn huyện và có trách nhiệm báo cáo những hoạt động của mình cho UBND Tỉnh Đồng Nai, Huyện uỷ và HĐND huyện về thực hiện nhiệm vụ tịch Uỷ ban nhân dân huyện được kí và đóng dấu lên văn bản do Các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm điều hành giải quyết công việc của UBND huyện Định Quán theo lĩnh vực được Chủ tịch phân công, các Phó Chủ tịch được đăng ký và đóng dấu văn bản của UBND đối với các kế hoạch công tác, văn bản hướng dẫn thi hành các công việc chuyên ngành và các văn bản do Chủ QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN 1. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt động của văn phòng HĐND – UBND : Chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện là tham mưu, nghiên cứu, Về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND là: Nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm, các nghị quyết và kế hoạch hoạt động của HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND, UBND huyện trong việc thực hiện các Chương trình, Nghị 1. Tổ chức rà soát, thẩm định các đề án, dự án kinh tế - xã hội, các văn bản xin chủ trương ý kiến của các đơn vị; biên tập, chỉnh lý các sự thảo văn bản pháp quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu về chất lượng, nội dung và thời gian quy 2. Văn phòng HĐND và UBND là đầu mối thu thập, xử lý thông tin, nghiên cứu đề xuất ý kiến để tham mưu kịp thời việc ban hành các văn bản phục vụ cho 3. Tổ chức triển khai kịp thời các chủ trương, chính sách của Đảng, các văn bản pháp quy của Trung ương, của Tỉnh và các văn bản của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND huyện đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn. 4. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, các văn bản Chỉ thị, Nghị định của Trung ương, của Tỉnh và của HĐND, và UBND và UBND, Chủ tịch HĐND huyện đối với các cơ quan, đơn vị 5. Tổng hợp thông tin, phối hợp các phòng, ban nghiệp vụ chuyên môn của huyện xây dựng báo cáo HĐND, UBND theo quy định (tháng, quý, 6 tháng, năm), 6. Quản lý tài chính Văn phòng HĐND và UBND huyện theo chế độ quy định, đảm bảo cho hoạt động HĐND, UBND và của Văn tiện hoạt động cho HĐND, UBND và Văn phòng HĐND và UBND huyện theo chế độ quy định; tổ chức, phục vụ tốt công tác lễ tân, tiếp khách và các cuộc 8. Đảm bảo công tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định chung để kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành HĐND, và UBND. 9. Văn phòng HĐND và UBND được cử công chức tham dự các cuộc họp bàn về công tác, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của các cơ quan, đơn vị trong + Được đề nghị các cơ quan, đơn vị trong huyện cung cấp hoặc phối hợp các cơ quan liên quan trong việc nắm bắt thông tin, tư liệu, số liệu cần thiết theo + Được tham gia ý kiến với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện trong 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND : của UBND tỉnh Đồng Nai về việc Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn Các cơ quan phòng, ban có � Phòng Nội Vụ : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức; biên chế các cơ quan hành � Phòng Tư Pháp : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện hực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và các huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản; � Phòng Tài nguyên và Môi trường : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Lao � Phòng Văn hóa và Thông tin : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào � Phòng Y tế : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, � Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân : Tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, Uỷ ban nhân dân và các cơ quan Nhà nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Nông nghiệp; � Phòng Công thương : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công nghiệp; Tiểu thủ công nghiệp; - Tham mưu, trình UBND huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị về các lĩnh - Trình UBND huyện Chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm - Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch - Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ - Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ - Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và Sở quản lý tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật và phân công của với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của cơ quan chuyên môn huyện theo quy định của pháp luật, theo phân công của UBND. - Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện. C. Quy chế hoạt động và cơ cấu tổ chức của văn huyện Định Quán tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Mỗi tháng họp thành viên một lần, các Quyết định của UBND huyện phải Hoạt động của UBND huyện theo nhiệm kỳ của HĐND cùng cấp(5 năm) 3.Khảo sát tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan: Tháng 11 theo sự chỉ đạo của Chủ tịch và căn cứ vào kiến nghị của cán bộ công tác năm gửi đến các thành viên UBND được dự thảo chương trình công tác, các trưởng phòng, ban có trách nhiệm xem xét và góp ý kiến về những vấn đề cần thay đổi, bổ sung và gửi lại văn làm việc của Chủ tịch và Phó Chủ tịch được thông báo vào sáng thứ 6 Chương trình công tác của UBND và lịch làm việc của Chủ tịch, các phó II.Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của cơ quan Văn phòng UBND huyện xác định việc đổi mới lề lối làm việc là nội dung nhiệm phục vụ lãnh đạo triển khai công tác cải cách hành chính của địa phòng đã duy trì thực hiện các quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO đã được Việc cải tiến lề lối làm việc của văn phòng đã gắn với việc nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn của CBCC, làm cho bộ máy Văn phòng từng bước vận hành thông suốt và đạt hiệu quả cao. Theo quy định của cơ quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch được căn cứ vào chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của văn phòng cơ Tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch chung cho văn phòng, ngoài ra Đồng thời Văn phòng đã duy trì và tiếp tục thực hiện tốt các mối quan hệ, tạo nên - Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung trong việc chỉ đạo và phân công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ các cuộc họp; lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo các phòng chuyên ngành thực hiện các nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân công, trực tiếp chủ trì công tác chuẩn bị và làm đầu mối chung cho việc tổ chức phục vụ các cuộc họp và phân công của Chánh Văn trong việc chuẩn bị nội dung các cuộc họp theo lĩnh vực phân công. - Thư ký Ban Cán sự Đảng UBND huyện chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ - Phòng Tổng hợp chuẩn bị nội dung họp báo của Chánh Văn phòng, thông báo tình hình hoạt động của UBND huyện và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND - Phòng Tổng hợp chủ trì phối hợp phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tiếp nhận, đánh máy, in sao, gửi và quản lý tài liệu phục vụ họp. vụ các cuộc họp của UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện Tổ chức sắp xếp phòng làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan: Văn phòng cơ quan được bố trí theo Cán bộ được phân công công việc với khả năng và trình độ chuyên môn các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như tủ, bàn ghế, giá kệ đựng tài Trên cơ sở vật chất của Văn phòng đã được trang bị, việc bảo quản tài liệu hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện và công tác tham mưu giúp việc của Văn hiện nghiêm quy chế chi tiêu nội bộ và các quy Văn phòng đã làm tốt công tác lễ tân, phục vụ khách trong và ngoài nước. cơ quan được tăng cường, bảo đảm an toàn trong và ngoài giờ làm việc. Bên cạnh đó, Văn phòng đã quan tâm sắp xếp công việc trong nội bộ các CBCC tự học văn hóa, chuyên môn, thực hiện quy hoạch chức danh và quy hoạch cầu công việc chuyên môn và tiêu chuẩn quy định đối với CBCC Nhà nước. ra hàng năm UBND huyện còn tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp Văn phòng UBND huyện được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan làm cho công tác văn phòng được giải quyết nhanh chóng, khoa học đáp ứng được nhu cầu giải quyết công việc phục vụ cho sự quản lý điều hành của bộ máy nhà Văn phòng UBND huyện đã quan tâm triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hành chính tại Văn phòng; đã xây dựng được mạng tin cán bộ, chuyên viên đã được đào tạo tin học Văn phòng và sử dụng máy tính phục Công tác hành chính của hệ thống Văn phòng được Công văn được chuyển giao kịp thời, nhận, phát thông tin nhanh, chính Trang thiết bị phục vụ cho công tác này được cơ quan cung cấp đầy đủ, phòng Chính phủ, các huyện và một số ngành trọng yếu trong tỉnh. đào tạo và bồi dưỡng đội ngủ cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện đã được Hàng năm UBND huyện đã có các kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, bồi lượng của đội ngũ cán bộ, chuyên viên của UBND huỵên đã được nâng cao và đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc của UBND cạnh những mặt ưu điểm trên đây công tác văn phòng ở UBND huyện Định Quán vẫn còn nhược điểm như sau:Việc sắp xếp và bố trí văn phòng theo kiến thức về tin học, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để góp phần giải quyết công việc về nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các nhân viên văn thư lưu trữ của các cơ quan Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa – hiện đại hóa nên UBND huyện kiểm tra, lãnh đạo của mình mà trước hết là với hoạt động của văn phòng UBND Các chương trình kế hoạch đặt ra phải được đảm bảo thực hiện có hiệu quả và đem lại một sự thay đổi nhất định trong sự phát triển của nền kinh tế - xã hội I.Tổ chức- cán bộ văn thư cơ quan Văn thư là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước nói chung và Văn phòng UBND huyện nói riêng. vụ tiếp nhận văn bản, đăng ký chuyển giao và theo dõi, giải quyết các công văn đến, tổ chức phát hành công văn đi, lập hồ sơ, nộp lưu, huỷ tài liệu, ứng dụng - Phòng công văn đến - Phòng công văn đi - Bộ phận công văn đi ở UBND huyện Định Quán gồm 03 người: 01 người cho số công văn, ghi sổ theo dõi công văn, nhập văn bản pháp quy vào máy vi thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải quyết những vụ việc cụ thê, phản ánh * Văn bản hành chính thông thường bao gồm: công văn, thông báo, thông cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án, kế hoạch, chương trình, diễn văn, công * Văn bản cá biệt: là các văn bản được ban hành để giải quyết những vụ của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật gồm: + Văn bản cá biệt của Chủ tịch UBND huyện Định Quán. + Văn bản cá biệt của Văn phòng UBND huỵên Định chung tình hình ban hành văn bản và tổ chức văn bản của cơ quan Làm cho người tiếp nhận văn bản hiểu và thực hiện đúng. Các văn bản của Văn phòng UBND huyện ban hành đúng thể thức gồm đầy � Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản � Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo đúng TT ngày của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Soạn thảo và ban hành văn bản Trước tiên phải là người có đủ trình độ, năng lực được cơ quan phân công phụ trách một lĩnh vực công tác nào đó, văn bản thuộc lĩnh vực nào thì phải là + Xác định mục đích, tính chất của văn bản dự định ban hành Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi đến Văn phòng UBND huyện đều là văn bản đến và phải được quản lý theo trình tự sau: - Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính, và ở Văn phòng UBND huyện được đăng ký trên máy vi tính.Văn bản đến được đăng ký vào sổ theo cấp độ tác giả, cụ thể như sau: - Sổ “A” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan Trung ương và các cơ - Sổ “B” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp tỉnh; - Sổ “C” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp huyện; Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản đến có tính chất mật) thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà hợp văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản và văn bản nội bộ do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư-lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số ngày của Cục 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ cơ quan, tổ chức Những văn bản đi được đăng ký và đánh số chung được sắp xếp chung, được đăng riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các tập lưu văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Văn bản đi được lưu trong hồ sơ việc tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng các dấu độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà VĂN PHÒNG UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN a) Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo Nghị định số ngày của Chính phủ và theo Quy định của công tác văn thư – lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Đồng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu tại Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai. Con dấu phải được quản lý chặt chẽ và được để tại trụ sở cơ hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Trưởng phòng Hành chính Tổ chức có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc b) Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: + Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. + Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị Căn cư Quyết định về việc lập, nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện việc lập, nộp hồ sơ theo quy định. + Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ * Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan: Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định hàng năm. Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi người một bản. + Trưởng phòng Hành chính Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị và cá nhân thuộc Văn phòng UBND huyện. + Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Hành chính Tổ chức thực hiện việc chỉ hành đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Văn phòng UBND huyện; Trưởng phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND huyện và cán bộ, công chức trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND huyện về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của mình vào lưu trữ hiện hành Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ thu nhận, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ, tài liệu Hiện nay, việc soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Định Quán được xử lý trên máy tính như lưu văn bản đến và văn bản đi, chuyển văn bản đến các cơ quan bằng địa chỉ email, photo và gửi văn bản đến nhiều cơ quan cùng 1 ứng dụng trên đã đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính và - Do có tương đối đầy đủ các văn bản Quy phạm pháp luật của cấp trên hướng dẫn về công tác văn thư và Cán bộ làm việc nhiệt tình nên công việc có - Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách đầy đủ, phù hợp với trình độ - Cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn và làm việc lâu năm có nhiều kinh nghiệm nên việc ban hành văn bản đi, văn bản đến đều được kiểm tra chặt chẽ, giải quyết kịp thời, thực hiện đúng với quy định của Nhà nước về công văn, giấy tờ, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị Đảng và Nhà nước - Bộ phận công văn đi ở UBND huyện gồm 03 người: 01 người cho số công văn, ghi sổ theo dõi công văn, nhập văn bản pháp quy vào máy vi tính; 01 Văn phòng cần tăng cường nguồn nhân lực để đáp ứng tình hình công việc nhiều lớp học bồi dưỡng kỹ năng tin học và nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ *Lịch làm việc của chủ tịch , phó chủ tịch UBND huyện ( phụ lục 1) KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CỦA CHỦ TỊCH, CÁC PHÓ CHỦ TỊCH UBND - CT làm việc với các nghành liên quan và 03 Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện - Thường trực HĐND huyện; PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Xét đề nghị của Ban chỉ đạo di dởi chợ Phú Cường tại Văn bản số 17/DDC Chánh Văn Phòng HĐND và UBND huyện, Trưởng Phòng tài - Văn phòng UBND huyện UBND huyện về một số chủ trương và huyện về công tác phòng, chống tham tham nhũng năm 2011 của Văn phòng về thanh tra việc thực hiện các quy định các quy định của pháp luật về phòng, cho bộ phận tổ chức của Văn phòng Văn phòng đã triển khai và chỉ đạo các đoàn thể trong Văn phòng bằng ủy và lãnh đạo Văn phòng đã đưa các chính trực thuộc Văn phòng UBND đã CBCC Văn phòng được thực hiện qua đột xuất của UBND và Văn phòng Văn phòng trong các hoạt và việc tổ chức thực hiện 8. Việc triển khai và kết quả thực Văn phòng đã thực hiện rà soát QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG 1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng có trách nhiệm động và giờ hành chính do UBND huyện quy định; có trách bảo quản tài sản chung của Văn phòng và tài sản được giao 2. Cán bộ, công chức, viên chức khi đến cơ quan làm việc tiếp nhận văn hư theo quy định của Văn khuôn viên Văn phòng UBND huyện; chịu trách Căn cứ yêu cầu chung của tỉnh và của Văn phòng, lập kế hoạch phân công trực cơ quan; các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng căn cứ vào kế hoạch trực của Văn phòng của cơ quan, Trưởng đơn vị có trách nhiệm tổng hợp và xác nguyên tắc Phó Chánh Văn phòng quyết định; các trường hợp a) Phó Chánh Văn Phòng nghỉ phải báo cáo và b) Trưởng, Phó Văn phòng các đơn vị nghỉ phải báo thông báo cho lãnh đạo đơn vị và báo cáo lãnh đạo Văn phòng lên ) phải có đơn xin phép và thực hiện bàn giao công việc phòng đồng ý sau khi có ý kiến của Trưởng đơn vị đó và Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức theo quy định. Quy chế là văn bản quy định cụ thể các quyền và nghĩa vụ của những người giữ chức vụ phải làm, quan hệ làm việc nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, công sở, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, Để xây dưng được một bản quy chế cán bộ văn thư cần nắm rõ nội dung của Bản quy chế của cơ quan được tao nên nhằm duy trì trật tự, kỉ cương trong thực thi các công việc tại cơ quan .Giúp hạn chế tiêu cực, lãng phí, tăng năng suất lao động tạo thái độ tích cực chủ động trong công việc làm cơ sở cho sự phối hợp, Về việc họp cơ quan triển khai, phân công thực hiện một số nhiệm vụ chính Vào lúc 15 giờ, ngày Văn phòng HĐND và UBND huyện tổ chức cuộc họp để triển khai, phân công thực hiện một số nhiệm vụ chính trong tháng 01 - Tất cả cán bộ, công chức , nhân viên của Văn phòng HĐND và UBND - Bỏ phiếu tín nhiệm xếp loại đảng viên và tổ chức chi bộ Văn phòng ủy ban Ông Trương Đình Mà – chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện chủ trì thực hiện việc bỏ phiếu tín nhiệm xếp loại Đảng Viên và chi bộ năm 2010. 2. Ông Trương Đình Mà triển khai nội dung công tác của cơ quan thang Về công tác chuyên môn: có một số nhiệm vụ chính trọng tâm sau: Tham mưu cho UBND huyện văn bản chỉ đạo chung về tết Nguyên Đán . trình công tác năm 2011 của phòng đơn vị sự nhiệm vụ được phân công tại Văn phòng, đ/c sẽ tích cực, cố gắng và đề Nhắc nhở tất cả các cán bộ công chức Văn phòng ở các bộ phận cố gắng tích Căn cứ văn bản số: ngày của UBND tỉnh hợp với điều kiện phát triển kinh tế- xã hội của huyện, phục vụ công tác chỉ đạo, 3. về thành lập hội đồng thẩm định: đề nghị Sở Kế hoạch và Đầu tư tham UBND huyện Định Quán kính trình UBND tỉnh Đòng Nai, Sở kế hoạch và phát triển kinh tế- xã hội đến năm 2020 của huyện Định đề nghị của Ban chỉ đạo di dởi chợ Phú Cường tại Văn bản số 17/DDC Chánh Văn Phòng HĐND và UBND huyện, Trưởng Phòng tài Thực hiện văn bản số ngày 02/3/2011 của UBND tỉnh về Thực hiện văn bản số 326/UBND ngày 03/3/2011 của UBND huyện về việc khi thống nhất UBND các xã, thị trấn ban hành quyết định thành lập ban bầu cử( quyết định thành lập của các xã, thị trấn ban hành trước ngày đồng thời gửi về UBND huyện( qua phòng Nội vụ) 01 bộ trước ngày 02/4/2011 2. trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp và tham mưu cho UBND Yêu cầu thường trực UBND các xã, thị trấn, trưởng phòng Nội vụ nghiêm túc Về việc ủy quyền Phó, Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện điều hành công việc của cơ quan trong thời gian Chánh Văn phòng đi công tác. Thực hiện nội dung văn bản số 21/BCĐ- CT -135, ngày 29/3/2011 của ban văn bản trên và được sự thống nhất của Thường trực ủy banhuyện đồng chí Trương Đình Mà Chánh Văn phòng HĐND & UBND phó BCĐ của huyện sẽ Căn cứ về quy chế tổ chức hoạt động của cơ quan Văn phòng HĐND và Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện ủy quyền cho đ/c Trần Minh Sơn Phó chánh văn phòng điều hành chung công tắc của cơ quan văn thời gian đ/c Chánh Văn phòng đi công tác từ ngày 02/4/2011 đến ngày Văn phòng HĐND –UBND huyện thông báo nội dung ủy quyền trên để cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Văn phòng, các phòng ban chuyên môn thuộc huyện, UBND các xã, thị trấn Định Quán biết để tiện liên hệ công LƯU QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN